招投標(biāo)的目的在于創(chuàng)造一個公平透明的競爭環(huán)境，擇優(yōu)錄選供應(yīng)商。征求建議書 (RFP)或招標(biāo)書，則是一份向潛在供應(yīng)商發(fā)布的、關(guān)于新項目的相關(guān)信息的正式文件，內(nèi)容包括要求其提供相關(guān)報價、團隊介紹和服務(wù)流程等的詳細信息介紹。

一份簡潔明了的招標(biāo)書，可以使招標(biāo)方更容易找到合適的供應(yīng)商、獲得更多的供應(yīng)商信息，從而做出最佳選擇。而對于投標(biāo)方來說，這也是十分重要的需求信息和采購要求的正式獲取來源。如果一份招標(biāo)書不嚴謹、不完整、不明確或不規(guī)范，則容易引發(fā)各種疑問的產(chǎn)生，難于被投標(biāo)方所理解，從而導(dǎo)致低效的問題頻發(fā)。

所以，在編寫招標(biāo)書時，如果注意考慮以下事項，將有助于促進雙方溝通，從而提升溝通效率。

簡潔明了的項目征求招標(biāo)書

如果項目需求不明確或項目的暫時性比較明顯，潛在投標(biāo)方可能就會因為需要花費大量的時間和精力，最終放棄參與投標(biāo)。如果項目立項的機會渺茫，投標(biāo)方或許也會選擇放棄，而招標(biāo)方則會因此而失去與其建立良好合作關(guān)系的機會。

• 招標(biāo)書是否專門為該項目而編寫，還是重復(fù)使用其他項目的內(nèi)容，并且仍包含不相關(guān)的信息？
• 您是否要求供應(yīng)商提供項目不必要的信息？
• 項目是否有明確的目標(biāo)？
• 項目和預(yù)算是否已經(jīng)確定？
• 招標(biāo)書是否能盡可能的簡潔？
• 如果使用RFI文檔 （信息邀請書），是否更符合您的當(dāng)前需求？如果您只是想獲取更多的潛在合作伙伴信息，并且還沒有明確的項目需求，那么信息邀請書對您而言，可能更合適。

項目目標(biāo)

明確的項目目標(biāo)，應(yīng)當(dāng)放在招標(biāo)書最顯眼的開頭部分，以便投標(biāo)方能在閱讀整篇信息之前就獲得初步概覽。

• 項目目標(biāo)和目的是否有明確的說明？
• 為什么需要這個項目，以及如何界定項目的達標(biāo)要求？
• 使用哪些具體的指標(biāo)來衡量項目的結(jié)果？

背景信息

背景信息對于提供項目背景、行業(yè)環(huán)境都是非常必要的，但是一定要做到言簡意賅、簡潔明了。

• 是否簡要描述了項目歷史背景和股東及利益相關(guān)者的背景？
• 是否描述了你是誰？以及所體現(xiàn)的價值觀？
• 是否明確描述了問題或挑戰(zhàn)？
• 項目是否擁有最高預(yù)算？

工作范圍和時間軸

項目范圍和時間表是非常重要的信息，是報價及工作強度評估的重要指標(biāo)之一。該部分需要提供項目任務(wù)的詳細描述，具體情況可能會因項目的類型不同而有所不同。例如，數(shù)字化方面的招標(biāo)，通常需要包括更多的技術(shù)方面的信息。

• 項目的每個任務(wù)和階段包括哪些內(nèi)容？
• 交付的內(nèi)容是什么？
• 完成每個階段所限定的時間？
• 進度的里程碑有什么？（例如內(nèi)部匯報展示，管理層匯報展示等等，安排在什么時間進行？）

標(biāo)書格式

為便于后期收集和整理投標(biāo)標(biāo)書，需要制定規(guī)范的標(biāo)書格式和提交方式說明。按統(tǒng)一的招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)提交標(biāo)書，招標(biāo)方才能更有效地收集標(biāo)書，確保關(guān)鍵信息不被遺漏，從而才能做出最佳決策。與此同時，供應(yīng)商投標(biāo)也會更加容易和更樂意參與。

• 應(yīng)該包括哪些信息和部分？（例如，有關(guān)團隊、領(lǐng)導(dǎo)、公司、相關(guān)經(jīng)驗、費用、工作計劃、流程等的信息）
• 如何構(gòu)造和組織招標(biāo)書？
• 提案應(yīng)該使用什么字體、字體大小和間距？每個部分最多有多少頁？對格式（文本文檔，幻燈片的格式等等）的具體要求是什么？

報價規(guī)范

上述的信息，能為投標(biāo)方確定報價提供參考，但或許還不能確定如何展示報價，因此需要對此進行規(guī)范。

• 您希望供應(yīng)商如何對報價進行細分？
• 是否應(yīng)包含不同服務(wù)的行列，如項目管理、設(shè)計、策略、支出等？
• 您是否有預(yù)算或費率表？以更輕松地為服務(wù)進行報價？
• 您是否仔細考慮過每個階段的價格范圍？

指定負責(zé)人

應(yīng)當(dāng)專門安排一名負責(zé)人，負責(zé)提供有關(guān)招標(biāo)事務(wù)的問題咨詢，以便幫助投標(biāo)方在保持公平競爭的前提下，更好地了解這個項目。

• 如果有關(guān)于招標(biāo)書的問題，可以與誰取得聯(lián)系？以什么方式進行聯(lián)系？
• 您是否安排了一段用于解答疑問和溝通的時間，以確保招標(biāo)公平性？

提交說明

清晰的提交說明，對于確保招標(biāo)的公平性和正確交付的方式，都至關(guān)重要：

• 接收標(biāo)書的截止日期是什么時候？需包含具體時間。逾期提交申請的流程是什么？
• 標(biāo)書應(yīng)如何提交，以及提交給誰？
• 標(biāo)書應(yīng)如何整合？應(yīng)提供多少份？是否需要電子版和印刷版嗎？文件是否應(yīng)該以特定的方式密封和標(biāo)記？
• 正式提交標(biāo)書之前是否需要進行招標(biāo)意向溝通？

評估標(biāo)準(zhǔn)及響應(yīng)時間

招標(biāo)書應(yīng)當(dāng)介紹招標(biāo)方是如何評估標(biāo)書的，以便正確地引導(dǎo)投標(biāo)方進行投標(biāo)。告知具體的響應(yīng)時間，使各方了解決策過程及時間安排，從而減少決策過程的不確定性。

• 如何評估提案？每個部分均有評分嗎？每個部分的權(quán)重得分是如何設(shè)置的？
• 是否有特定的資質(zhì)要求？
• 一個成功的提案是什么樣的？
• 在提案截止日期之后，何時選擇并確定供應(yīng)商？未入選的供應(yīng)商是否會得到通知？

法律相關(guān)及合同條款

在招標(biāo)書中，可能會涉及到法律相關(guān)的信息和合同信息條款。

• 您是否希望以書面的形式獲得重要信息（即不包括已發(fā)生的成本、保密、競業(yè)限制條款、權(quán)利、責(zé)任、修訂、分包等等）？

通過對以上各項具體內(nèi)容的認真考慮，您就可以編寫出一份易于理解的、內(nèi)容豐富的招標(biāo)書。在提供信息時，需要仔細考慮其相關(guān)性。另外，擁有更高效的溝通，則更有可能找到合適的合作伙伴，從而使項目更成功。